หนังสือมอบอำนาจ เขียนอย่างไรให้ถูกต้องและใช้ได้จริง

หนังสือมอบอำนาจคือเอกสารที่ผู้มอบอำนาจ (ตัวการ) แต่งตั้งให้ผู้รับมอบอำนาจ (ตัวแทน) ไปทำนิติกรรมหรือดำเนินการบางอย่างแทนตน องค์ประกอบที่ควรมีให้ครบคือ ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของทั้งผู้มอบและผู้รับมอบ เลขบัตรประชาชน ข้อความระบุกิจการที่มอบให้ทำอย่างเจาะจง วัน เดือน ปีที่ทำหนังสือ ลายมือชื่อผู้มอบอำนาจ และลายมือชื่อพยานอย่างน้อยหนึ่งถึงสองคน

ควรแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบ พร้อมเซ็นรับรอง “สำเนาถูกต้อง” ทุกฉบับ หากเป็นการมอบอำนาจต่อหน่วยงานราชการหรือธนาคาร มักมีแบบฟอร์มเฉพาะที่กำหนดช่องให้กรอก การกรอกให้ครบและไม่เว้นช่องว่างไว้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะช่องที่เว้นไว้อาจถูกเติมข้อความภายหลังได้ ใช้แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจของ Sakao ช่วยให้มั่นใจว่าโครงสร้างครบถ้วนตามที่กฎหมายและหน่วยงานทั่วไปต้องการ

ขอบเขตอำนาจคือหัวใจของหนังสือมอบอำนาจ เพราะผู้รับมอบจะทำได้เฉพาะเท่าที่ระบุไว้เท่านั้น หากเขียนกว้างเกินไป เช่น “มอบอำนาจให้ดำเนินการทุกอย่างแทนข้าพเจ้า” ผู้รับมอบอาจนำไปใช้ในเรื่องที่ผู้มอบไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งสร้างความเสี่ยงอย่างมาก โดยเฉพาะเรื่องเงินหรือทรัพย์สิน จึงควรระบุให้แคบและเจาะจง เช่น มอบให้ไปรับเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่ง หรือทำธุรกรรมกับหน่วยงานใดโดยเฉพาะ

โดยทั่วไปกฎหมายเรื่องตัวแทนถือว่าตัวการต้องผูกพันตามการกระทำที่ตัวแทนทำภายในขอบอำนาจ ดังนั้นการเขียนขอบเขตให้พอดีกับงานที่ต้องการจริง จึงเป็นการปกป้องตัวผู้มอบเอง หากงานมีหลายขั้นตอน ควรไล่เรียงกิจการที่มอบให้ทำเป็นข้อ ๆ และระบุระยะเวลาสิ้นสุดของอำนาจไว้ด้วย เพื่อไม่ให้หนังสือมอบอำนาจมีผลอยู่นานเกินความจำเป็น

การมีพยานลงลายมือชื่อช่วยยืนยันว่าผู้มอบอำนาจได้ลงลายมือชื่อจริงและสมัครใจ แม้บางกรณีกฎหมายไม่ได้บังคับจำนวนพยานอย่างตายตัว แต่ในทางปฏิบัติหน่วยงานราชการและธนาคารมักขอให้มีพยานหนึ่งถึงสองคน การมีพยานจึงเป็นเรื่องที่ควรทำเสมอเพื่อลดข้อโต้แย้งภายหลัง

หนังสือมอบอำนาจจัดเป็นตราสารที่ต้องติดอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร โดยอัตราขึ้นอยู่กับลักษณะการมอบ ซึ่งเราอธิบายรายละเอียดไว้ในคู่มือเรื่องอากรแสตมป์หนังสือมอบอำนาจโดยเฉพาะ หากไม่ติดอากรให้ครบถ้วน อาจมีปัญหาเรื่องการใช้เอกสารเป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลได้ จึงควรตรวจสอบอัตราให้ถูกต้องก่อนนำไปใช้

โดยทั่วไปผู้มอบอำนาจสามารถเพิกถอนการมอบอำนาจได้ หากยังไม่ได้มีการดำเนินการเสร็จสิ้นหรือไม่ได้ตกลงไว้เป็นอย่างอื่น การเพิกถอนควรทำเป็นหนังสือและแจ้งให้ผู้รับมอบและบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อไม่ให้ผู้รับมอบไปทำนิติกรรมต่อโดยที่อีกฝ่ายยังเข้าใจว่าอำนาจยังมีอยู่

ข้อควรระวังที่สำคัญคือ อย่าลงลายมือชื่อในหนังสือมอบอำนาจที่ยังไม่กรอกข้อความ อย่ามอบอำนาจกว้างเกินจำเป็น และตรวจสอบตัวตนของผู้รับมอบให้แน่ใจ โดยเฉพาะการมอบอำนาจเกี่ยวกับที่ดินหรือเงินก้อนใหญ่ ซึ่งมีความเสี่ยงสูงเป็นพิเศษ หากไม่มั่นใจในถ้อยคำหรือขอบเขต ควรให้ทนายตรวจร่างก่อนเซ็น เพื่อป้องกันไม่ให้ถูกนำเอกสารไปใช้เกินเจตนา